INTRODUCCIÓN E HISTORIAL

Propósito

Millicom International Cellular S.A. y sus empresas afiliadas ("Millicom") están comprometidas con los más altos estándares éticos, respetan la ley y se comprometen a ir más allá del cumplimiento de la ley para impulsar y promover la responsabilidad social, ética y medioambiental. El propósito del “Código de Conducta del Proveedor de Millicom" ("Código") es el de trasmitir claramente a nuestros proveedores, socios y otras terceras partes ("Proveedores") el estándar mínimo al cual nos comprometemos como compañía, y de describir para ellos nuestras expectativas mínimas en términos de prácticas responsables de negocios.

Las condiciones de este Código tienen como propósito complementar y no así reemplazar las condiciones de ninguno de los contratos entre Millicom y cualquier Proveedor o alguna otra tercera parte tal y como se define en la cláusula “Definición”. En caso de conflicto se aplicarán las condiciones del contrato.

Definición

Los “Proveedores” se definen como proveedor(es), vendedor(es), contratista(s), distribuidor(es), consultor(es) y/u otras terceras partes que provean productos, bienes, servicios y suministros (incluyendo software) para dar apoyo a las operaciones de Millicom. 

Los "Subcontratistas" se definen como cualquier tercera parte (por ejemplo, los trabajadores independientes, otras entidades locales, filiales del mismo grupo) que gestionan parte del contrato del proveedor principal con Millicom.

Alcance 

Los Proveedores de Millicom deben poder demostrar su alineamiento a este Código para asegurar una práctica comercial responsable y cumplir con ciertos requisitos legales, indistintamente que el proveedor sea una multinacional grande o un proveedor pequeño e independiente operando a nivel local.

Se espera que los proveedores de Millicom cumplan con la ley en cualquier circunstancia. En los casos en que la ley aplicable entre en conflicto con las disposiciones de este Código, se espera que los Proveedores cumplan con la ley, procurando al mismo tiempo cumplir con los principios subyacentes de este Código. 

En tal caso, se espera que los proveedores de Millicom notifiquen al departamento de adquisiciones en caso de cualquier requisito legal nuevo o existente que pueda contradecir cualquier sección de este código. 

Cuando los Proveedores, desde pequeños a medianos, expresan su deseo de recibir asistencia y apoyo para poder lograr el nivel de control deseado en torno a la práctica de negocio responsable descrita en este Código; los departamentos de la Cadena de Suministros y de Adquisiciones de Millicom, conjuntamente con el equipo de Cumplimiento y Ética de Negocios de Millicom, los equipos de Responsabilidad Corporativa y de Seguridad podrán proporcionar apoyo sin perder el enfoque en cuanto a la independencia de ambas compañías.

Este Código está traduce al francés y al español, y podrá ser traducido a otros idiomas locales. La versión en inglés prevalecerá siempre que haya cualquier conflicto, discrepancia o ambigüedad entre la versión inglesa y las versiones traducidas.

En caso de que un proveedor requiera el uso de un subcontratista para completar parte o la totalidad del contrato firmado con Millicom:

(a)     El proveedor deberá obtener la aprobación por escrito del departamento de procurement de Millicom. Si surge la necesidad de requerir un subcontratista durante la vigencia del contrato, el Proveedor deberá notificarlo inmediatamente a Millicom y reunir toda la documentación de respaldo necesaria.

 

(b)    El proveedor debe ser capaz de demostrar el alineamiento de sus subcontratistas con este código. 

Comunicación

Millicom espera que sus Proveedores comuniquen los requerimientos de este Código a todo el personal y subcontratistas involucrados en la colaboración con Millicom, confirmen la alineación de sus propios códigos y políticas con el espíritu de este Código y estén preparados para adoptar e implementar pasos, procesos o políticas donde puedan existir brechas entre sus prácticas y los requisitos del Código.

Cobertura

1  Ética Empresarial, Práctica de Negocio Responsable y Cumplimiento

2  Derechos de los trabajadores

3  Protección de los Trabajadores

4  Prohibición de Explotación Infantil

5  Protección del Medioambiente

6  Minerales de Conflicto

7  Supervisión del código de conducta de proveedores de Millicom

8  Compromiso y Transparencia

9  Política de Silbato de Alerta

       

1.     Ética Empresarial, Práctica de Negocio Responsable y Cumplimiento

Los Proveedores de Millicom se comprometerán a cumplir con los más altos estándares de conducta ética y de práctica de negocio responsable. La promoción de la ética de negocio y la lucha contra el soborno y la corrupción son fundamentales para hacer negocios de la manera correcta; estos son también elementos claves del desarrollo sostenible de negocios a largo plazo, como lo solicitaron los Proveedores y otras partes interesadas. 

1.1   Ética Empresarial, Antisoborno y Anticorrupción

(a)        Millicom no acepta ninguna participación dentro de la corrupción, soborno, extorsión y/o malversación. Millicom no hará negocios con ningún Proveedor que se involucre en corrupción, soborno, extorsión y/o malversación de fondos, ni hará negocios con ningún Proveedor que se encuentre de forma alguna en una posición relacionada a corrupción, soborno, extorsión y/o malversación de fondos, que tuviese un impacto negativo en el negocio y/o en la relación de trabajo;

(b)       Los Proveedores no tendrán participación en ningún acto de soborno, esto incluye el hacer ofertas no apropiadas de cualquier cosa de valor o pagos a/o de Millicom y a los empleados de sus subsidiarias, clientes, proveedores, organizaciones o individuos. Los proveedores deberán abstenerse de ofrecer o aceptar cualquier soborno, ofertas indebidas de cualquier cosa de valor, o pagos u otros medios de obtener ventaja indebida;

(c)        Los proveedores deberán contar con una Política Contra el Soborno y Contra la Corrupción que haga hincapié en el principio de cero tolerancias hacia cualquier forma de soborno y/o corrupción dentro de sus organizaciones, así como con terceras partes, incluyendo pagos de facilitación. Los proveedores se asegurarán de que sus empleados, contratistas y subcontratistas sean conscientes de su Política Antisoborno y Anticorrupción y tengan conocimiento en cuanto al cumplimiento de sus exigencias;

(d)       Cualquier transgresión real o intento de transgresión de estos requisitos por parte del Proveedor resultará en la suspensión de éste como Proveedor de Millicom y el Proveedor será retirado de la “Lista Aprobada de Proveedores”.

1.2  Regalos y Gratificaciones

(a)        Se prohíbe a los empleados de Millicom pedir o aceptar cualquier dinero, objeto de valor o trato preferencial de ningún socio de negocios actual o previsible de Millicom durante cualquier proceso antes de una oferta o un proceso de adquisición;

(b)       El ofrecimiento de regalos o gratificaciones de poco valor puede ser aceptado por un empleado de Millicom durante el curso normal de la relación de negocios, pero debe estar expresamente fuera del proceso de oferta o de adquisición, sin embargo no deben incurrir en la violación de este Código. No obstante, ningún miembro de la Gerencia de la Cadena de Suministros (Supply Chain) y del departamento de Compras, podrá aceptar regalo alguno de ningún valor en ningún momento. Cualquier regalo o invitación proporcionado o recibido debe ser puesto en conocimiento a través del proceso de notificación de Millicom;

(c)        Los regalos, gratificaciones o cualquier oferta de cualquier cosa de valor (incluyendo pagos, regalos, invitaciones, etc.) no deben otorgarse a ningún gobierno u otro funcionario público.

(d)       Las asignaciones específicas he información adicional están contenidas dentro de la última Política de Regalos e Invitaciones de Millicom. Cualquier pregunta que respecta al cumplimiento de esta política debe ser elevado al equipo de Ética y Cumplimiento de Millicom

1.3  Fraude y Lavado de Dinero 

Los proveedores actuarán de conformidad con todas las normas y leyes internacionales en materia de fraude y contra el lavado de dinero, no harán ni dejarán de cometer cualquier acto que podría causar a cualquiera de las partes a violar dichas normas o leyes internacionales y mantendrán un programa de cumplimiento efectivo y políticas contra el fraude y contra el lavado de dinero diseñado para asegurar el cumplimiento de la ley. Los Proveedores, además, supervisarán el cumplimiento, y deberán contar con un mecanismo implementado para la detección de violaciones de dicho programa y/o política.

1.4  Información Confidencial y protección de datos

Los Proveedores podrán recibir o encontrarse con información confidencial en cuanto a las actividades de negocios de Millicom, incluyendo, pero no limitados a planes estratégicos de negocios, presupuestos, precios de compra y previsiones, bases de datos del cliente y datos maestros sobre empleados. Tal información confidencial no deberá ser obtenida o buscada por el Proveedor fuera de lo que es esperado de manera razonable para la ejecución de la relación de negocios acordada y no deberá ser divulgada nunca sin el consentimiento anticipado por escrito de Millicom. La divulgación de dicha información se concederá en función de “lo que es estrictamente necesario saber” para cumplir con las disposiciones contractuales, y de acuerdo a la normativa aplicable como las leyes de privacidad de datos y practicas predominantes de la industria.

Los proveedores cuyo personal o sistemas tengan acceso a los datos de empleados o de clientes de Millicom emplearán tecnologías y protocolos de proceso efectivos para garantizar la protección, integridad y seguridad de cualquier información personal y los sistemas en los cuales esta información es recopilada, transferida y almacenada, incluyendo el uso de encriptación de datos y los principales protocolos de seguridad líderes internacionales. Los proveedores se comprometerán a mantenerse informados y capacitarse, de manera regular y continua, sobre los últimos avances en la protección de la privacidad y se asegurarán de que sus empleados estén formados y usen las mejores prácticas mundiales e industriales en materia de privacidad y protección de datos. 

Cualquier acuerdo, contrato u orden de compra de suministro de productos o servicios que exista entre Millicom y el proveedor se considera información confidencial.

1.5  Propiedad Intelectual

(a)        Los proveedores deben respetar los derechos de propiedad intelectual, independientemente de la existencia y efectividad de la legislación y regulación local e internacional;

(b)       Los proveedores deben solicitar la autorización previa por escrito de Millicom para divulgar cualquier información confidencial (consulte el apartado 2.4) entre ellos y Millicom.

 

1.6  Prácticas de Marketing responsable

Los proveedores deben asegurarse de que cualquier marketing o publicidad hacia los clientes de productos y servicios prestados en nombre de Millicom no es engañosa y respeta las directrices de marketing responsable de Millicom. Esto incluye el uso del/de los Logo(s) de Millicom. Los proveedores aceptan comunicar de forma transparente las condiciones de servicio de los productos y servicios, incluida la información relativa a la recopilación, el intercambio, la divulgación, la retención y el uso de datos personales y la terminación de los servicios.

1.7    Participación Comunitaria 

Millicom anima a los proveedores a participar en el apoyo a las comunidades donde operan para promover el desarrollo social y económico.

2.     Derechos de los Trabajadores

2.1    Derechos Humanos Universales

(a)        Se alienta a los proveedores a hacer público su compromiso de respetar los derechos humanos, tal y como se define en la “Declaración Universal de Derechos Humanos", los "Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos", y los "Convenios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo";

(b)       Los proveedores deben asegurarse de que ni a sabiendas ayudan o se convierten en cómplices en la violación de los derechos humanos.

2.2   Trato Hostil y Acoso 

Los Proveedores tratarán a todos los empleados con respeto y dignidad. Los Proveedores deben garantizar que los trabajadores no sean sujetos a sufrimiento, comportamiento amenazador, o cualquier tipo de trato inhumano, incluidos castigos corporales, abuso físico o verbal, acoso sexual o de otro tipo u otras formas de abuso o intimidación.

2.3   Trabajos Involuntarios o Forzados

(a)        Millicom prohíbe el uso de trabajo forzado y los Proveedores deberán prevenir el uso de cualquier clase de trabajo obligatorio o forzoso, servidumbre por deudas, esclavitud, tráfico de personas o labor involuntaria en prisión.

(b)       No debería haber ningunas restricciones irrazonables a la libertad de circulación de los trabajadores en las instalaciones de la empresa.

(c)        Los empleados y contratistas contratados por los Proveedores de Millicom deben ser libres de dejar el trabajo o finalizar su empleo después de un período de aviso razonable. Los trabajadores nunca deben ser privados de sus documentos de identidad o permisos de trabajo por su empleador o contratista. Todo empleo será voluntario.

2.4  Horas Laborables 

(a)        Los Proveedores respetarán tanto las leyes locales como las internacionales en cuanto a las horas de trabajo diarias y semanales, esto incluye leyes referentes al tiempo de descanso y máximo de horas extras;

(b)       Los trabajadores deben beneficiarse de tener por lo menos 24 horas libres por cada 7 días de trabajo o con 48 horas libres por cada 14 días de trabajo y un mínimo de 12 horas entre turnos laborales dependiendo de la clasificación que tenga el trabajador;

(c)        Los trabajadores también se beneficiarán de un mínimo de 2 semanas de vacaciones pagadas por año o según lo defina en la legislación local (la cantidad que resulte mayor). Los trabajadores deben ser informados y garantizados remuneración por licencia de maternidad o permiso de paternidad retribuida por lo menos durante períodos definidos en la legislación local y se les garantiza volver a su posición o una posición similar al final de su permiso. Las madres lactantes deben ser informadas y se le otorgará su derecho a la jornada reducida según se define en la legislación local.

 

2.5   Salarios 

(a)        Los proveedores se asegurarán de que los trabajadores sean pagados puntualmente con un índice igual o mayor al del salario mínimo legal;

(b)       Toda hora extra de trabajo debe ser compensada de acuerdo a las leyes locales;

(c)        Millicom prohíbe cualquier tipo de descuentos salariales como medidas disciplinarias;

(d)       Millicom espera que sus Proveedores compensen a sus empleados con concesiones apropiadas que cubran cualquier compromiso con horas extras incurridas en el suministro de productos o servicios a Millicom.

2.6  Igualdad de Oportunidades Laborales y Discriminación

(a)        Millicom agradece y reconoce el valor añadido de la diversidad y disuade la discriminación en el lugar de trabajo;

(b)       Los Proveedores no participarán, ni apoyarán la discriminación dentro de los términos de contratación, remuneración, promoción, finalización, procedimientos para la jubilación o decisiones y acceso a capacitación. Esto incluye, pero no limita a la discriminación basada en raza, color, edad, calificación de antigüedad, identificación de género, orientación sexual, embarazo, cuestiones de etnia, discapacidad, religión, afiliación política, membrecía en sindicatos, nacionalidad, condición indígena, condición médica, situación de VIH u otro estado de salud, origen social, estado civil, y afiliación sindical;

(c)        Millicom apoya a los grupos que tienen baja representación (mujeres, minorías, personas con discapacidad, etc.) a que formen parte de la compañía y en consecuencia, espera que sus Proveedores hagan lo mismo.

2.7  Privacidad y Estado de Salud 

(a)        Los Proveedores se abstendrán de buscar información innecesaria en cuanto al estado de salud de los empleados o empleados potenciales, por cualquier medio;

(b)       Si el Proveedor recibe información acerca del estado de salud de los empleados o posibles empleados, el Proveedor se abstendrá de comunicar esto a otro Proveedor;

(c)        Los Proveedores deben proporcionar a los trabajadores condiciones laborales sanitarias, esto incluye baños y acceso a agua potable.

2.8  Libertad de Asociación 

Millicom respeta los derechos de los trabajadores de crear o asociarse de manera libre al sindicato de su elección, sin sufrir ningún tipo de discriminación, intimidación o acoso, y por lo tanto, se requiere a los Proveedores que se alineen con esta misma libertad de conformidad con las leyes locales por medio de la adopción o aplicación de una política o proceso a tal efecto.

3.     Protección de los Trabajadores

3.1  Protección frente a los Peligros Laborales 

(a)        Se requiere al Proveedor proteger de manera adecuada y suficiente a todos los trabajadores contra riesgos para la salud, de seguridad y ambientales dentro del lugar de trabajo o entorno de trabajo;

(b)       El Proveedor deberá identificar y controlar de manera adecuada todos los riesgos previsibles relacionados con el trabajo, y de mitigar los riesgos al nivel más bajo posible;

(c)        Donde sea necesario, el Proveedor proporcionará a los trabajadores un equipo de protección personal adecuado y suficiente para prevenir cualquier daño; 

(d)       Millicom anima a sus empleados a mejorar la existencia de condiciones laborales inseguras y/o prácticas peligrosas en el trabajo, y asimismo espera que sus Proveedores hagan lo mismo y no desanimen a sus empleados para hacer lo mismo;

(e)        El Proveedor protegerá a los trabajadores que utilicen maquinaria por medio de un diseño apropiado de la maquinaria, (protectores físicos, candados de seguridad, barreras, etc.) por medio de formación y mantenimiento preventivo; 

(f)         El proveedor identificará, medirá y mitigará la exposición de los trabajadores a riesgos biológicos, químicos y físicos, incluyendo campos de radio frecuencia; 

(g)        Al adquirir productos o servicios sensibles a la seguridad, Millicom puede solicitar a los participantes de una licitación que proporcionen una lista detallada de las medidas de protección de los trabajadores, como parte de su presentación y compromisos contractuales.

3.2  Preparación para Emergencias

(a)        Los proveedores deben tener un proceso adecuado y suficiente para proteger a sus trabajadores de riesgos de emergencia identificados (tales como incendios, inundaciones, huracanes, terremotos, etc.) adoptando planes de emergencia apropiados, equipos de seguridad y procedimientos de evacuación;

(b)       El Proveedor deberá asegurar que el lugar de trabajo este equipado con alarmas contra incendios y deberá probar el correcto funcionamiento de estas alarmas de manera regular, o por lo menos una vez al año.

3.3   Heridas Ocupacionales y Enfermedades 

(a)        Los Proveedores deberán hacer seguimiento y registrar las lesiones laborales y enfermedades de sus trabajadores, para asegurar qué medidas preventivas deben ser tomadas;

(b)       Los Proveedores animarán a sus trabajadores a que declaren tales lesiones y enfermedades y les proporcionará el tratamiento adecuado.

                

4.     Prohibición de Explotación Infantil

4.1  Prohibición del Trabajo Infantil 

(a)     Millicom cree que la educación a todos los niños es esencial para el desarrollo a largo plazo; 

(b)    Millicom se opone estrictamente al uso del trabajo infantil y, como tal, prohíbe su uso en sus operaciones, su red de distribución y en la fabricación o ejecución de los productos y servicios que compra;

(c)     Los Proveedores prohibirán el trabajo infantil, asegurarán que los niños no sean empleados por sus propios proveedores y que sigan otras recomendaciones relevantes de ILO y UNICEF en cuanto a los derechos de los niños. Los Proveedores y sus proveedores no emplearán a nadie a menos que estos hayan alcanzado la mayoría en los siguientes puntos:

§  Edad mínima local para abandonar la escuela

§  Edad mínima para trabajar

§  La edad de 15 años

(d)    Los Proveedores mantendrán registros adecuados de los documentos de “prueba de edad” de toda persona que esté trabajando para ellos;

(e)     Los Proveedores se asegurarán que en el caso de emplear a cualquier “trabajador joven” (cualquier persona menor a 18 años pero por encima de la edad mínima legal para trabajar), se respetarán las leyes locales referentes a la restricción de horas de trabajo, permisos de los padres o tutores, registro y reconocimientos de aptitud física, o cualquier otro requisito o restricciones.

Además de las regulaciones locales, el límite de edad de 18 años se aplicará a cualquier persona contratada indirectamente para vender exclusivamente los productos y servicios de Millicom (y sus subsidiarias) (llamados trabajadores independientes), conductores y cualquier personal contratado para trabajar en despliegue de red, instalaciones técnicas y mantenimiento físico de redes de telecomunicaciones o de cable.

 

4.2  Trabajos Físicamente Extenuantes y Peligrosos 

Millicom no tolerará y, por lo tanto, prohibirá a los Proveedores la contratación o el empleo de cualquier persona menor de 18 años de edad para realizar el trabajo físicamente extenuante y peligroso.

5.     Protección del Medioambiente

Los proveedores deben ser conscientes y tratar de minimizar cualquier impacto ambiental adverso de sus productos y servicios durante todo el ciclo de vida del producto: producción, transporte, uso y eliminación o reciclaje. Los proveedores deberán cumplir con la legislación pertinente y las normas internacionales, y en los países donde la legislación medioambiental no es evidente ni se aplica, los Proveedores deberán asegurar que existen prácticas razonables para la gestión de los impactos ambientales.

5.1  Permisos e Informes 

Cuando sea necesario, los Proveedores administrarán los permisos o licencias ambientales requeridas y cumplirán con la legislación local e internacional para reportar sus actividades relacionadas con Millicom: fabricación, transporte y eliminación de residuos dentro de las operaciones locales.

5.2  Reducción y Tratamiento de Residuos 

(a)        Los proveedores trabajarán para reducir o reciclar los residuos producidos en el ejercicio de sus actividades y minimizarán el vertedero para residuos; 

       (b)       Los proveedores también deben reducir, tratar apropiadamente y controlar los desechos líquidos y aguas residuales antes de ser descargados.

 

5.3  Sustancias Peligrosas 

(a)        Los Proveedores identificarán sustancias químicas y otros materiales que puedan causar daños a los seres humanos en caso de ser liberados en el ambiente, y declararán a las autoridades locales cuando sea requerido; 

(b)       Millicom espera que sus Proveedores se aseguren de que todos los gases, sustancias y materiales peligrosos sean manejados apropiadamente de una manera que minimice la exposición a los seres humanos o el riesgo de que sean liberados al medio ambiente; 

(c)        Millicom se compromete a la Reducción de Sustancias Peligrosas (RoHS) y en consecuencia requiere a sus Proveedores que también se comprometan con RoHS, REACH (Registro, Evaluación, Autorización y Restricción de Sustancias Químicas) y cualquier otra regulación aplicable y prohibir o minimizar las sustancias peligrosas según corresponda. 

(d)       Cuando sea aplicable a los Proveedores, y en la manufactura de productos, todas las emisiones de productos químicos orgánicos volátiles, ácidos o corrosivos, aerosoles, partículas, gases que destruyen el ozono y subproductos de la combustión deben ser supervisados, controlados y debidamente tratados.

 

5.4  Requerimientos de Etiquetado de los Productos 

Los proveedores deben cumplir con los requisitos de etiquetado de acuerdo con las leyes y regulaciones locales e internacionales en torno a posibles impactos ambientales, incluyendo, pero no limitado a envases, eliminación de equipos eléctricos y electrónicos y prohibición y restricción de sustancias potencialmente peligrosas o dañinas.

 

5.5  Equipamiento Electrónico y de Radio 

 

            Los Proveedores son alentados a desarrollar productos por medio de un proceso que incluya: 

 

 

§  Un nivel bajo de consumo de energía e impacto medioambiental durante su fabricación, entrega e instalación;

 

§  Un consumo bajo de energía durante su operación;

 

§  Una resistencia mejorada a las altas temperaturas (disminuyendo así la necesidad de enfriamiento);

 

§  Un contenido más bajo de componentes peligrosos;

 

§  Un diseño que facilite su reutilización y o el reciclaje antes de su eliminación.

 

Todos los equipos suministrados por los Proveedores que emitan campos electromagnéticos (CEM) deben ser fabricados, probados y conformes a las normas de seguridad globales definidas por la Comisión Internacional de Protección contra las Radiaciones No Ionizantes (ICNIRP) y para los teléfonos móviles dentro de los límites de seguridad SAR.

6.     Minerales de Conflicto

Cualquier Proveedor que fabrique componentes, partes y/o productos que contengan tantalio, tungsteno, estaño y oro deberán contar con un política o procedimiento claro establecido para asegurar de manera razonable que los minerales adquiridos tengan origen únicamente de fundiciones y minas que sean catalogadas como ‘libres de conflicto’. Los proveedores deberán ejercer la debida diligencia sobre la fuente y la cadena de custodia de dichos minerales y estarán en condiciones de informar sobre las debidas medidas de diligencia adoptadas y el origen de los materiales en sus productos a petición de Millicom.

 

7.     Control del cumplimiento del código de conducta de proveedores por Millicom

Millicom opera un proceso de administración de riesgos para monitorear y administrar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables en todas sus actividades, así como la alineación de Proveedores con su Código y, como tal, requiere que sus Proveedores adopten y/o implementen un enfoque similar a través de sus políticas o procesos. 

Este sistema de gestión debe incluir pero no está limitado a:

 

7.1  Compromiso de Proveedores 

Una declaración que confirme el compromiso de cumplir con las leyes, regulaciones y Códigos de Conducta aplicables y que sean relevantes y apropiados, a los servicios y productos que se proveen a Millicom.

 

7.2   Responsabilidades Identificadas 

Cuando sea aplicable, un organigrama que identifique roles, funciones y responsabilidades para manejar las áreas identificadas en este Código.

 

7.3  Proceso de Gestión de Riesgos 

Cuando sea apropiado, un proceso por escrito para identificar, medir y manejar riesgos asociados y previsibles.

7.4  Auditoría, Registros Escritos y Comunicaciones 

Cuando sea apropiado, registros por escrito que demuestren el compromiso del Proveedor con mejoras continuas en áreas identificadas en este Código como: estándares, desempeño, auditorias, registros de capacitación, planes correctivos y autoevaluaciones.

7.5  Capacitación 

 

La provisión de capacitación, información y conocimiento adecuadas a sus gerentes y empleados respecto a buenas prácticas de trabajo ético para asegurar el cumplimiento de este Código.

 

7.6  Participación de los Trabajadores

Un proceso simple para tomar en cuenta las sugerencias y comentarios de los empleados sobre todos los temas, especialmente sobre aquellos que se encuentran en este Código o el Código de Conducta propio del Proveedor.

 

7.7  Corrección de Deficiencias 

 Un proceso para acciones correctivas inmediatas y deficiencias identificadas por fuentes internas o externas.

7.8  Documentación, Registros y Derechos de Auditoría

(a)     Un proceso para el manejo de la documentación en cumplimiento con este Código de Conducta del Proveedor o el respectivo código de prácticas debe ser mantenido por el Proveedor.

(b)    El Proveedor mantendrá registros completos y exactos relacionados con su cumplimiento con este Código por un período de cinco (5) años después de la terminación o vencimiento del acuerdo de suministro aplicable según el cual el Proveedor suministra bienes y/o servicios a Millicom ("Registros”). 

(c)     Millicom podrá solicitar al Proveedor cada cierto tiempo, previa notificación razonable, realizar una evaluación o auditoría con respecto al cumplimiento por parte del Proveedor de los requisitos de este Código para que Millicom cumpla con cualquier ley externa, regulaciones, investigaciones o requisitos de información, o políticas y procedimientos internos. El Proveedor otorgará el derecho de acceso razonable a los Registros (como se define en la sección 8.4) y proporcionará asistencia razonable en todo momento con el propósito de permitir que Millicom lleve a cabo dicha auditoría a Millicom, y a cualquier auditor de Millicom y sus respectivos agentes autorizados.

8.     Compromiso y Transparencia

En virtud de que el Proveedor está formalizando un acuerdo con Millicom, este acepta un compromiso de alinear los requisitos de este Código de Conducta del Proveedor con su propio código de conducta/prácticas de trabajo, y adoptar e implementar procesos o políticas para asegurar buena práctica de trabajo y éticas en el espíritu de este Código. 

Los Proveedores entienden que cualquier declaración falsa de su compromiso con este Código puede hacer que la organización no sea elegible para participar en futuras actividades comerciales, resultando en la posible terminación por parte de Millicom de su acuerdo contractual con el Proveedor.

Millicom puede, de vez en cuando, realizar un seguimiento con sus Proveedores con respecto a la implementación y/o alineación de este Código y el compromiso de los Proveedores con prácticas de trabajo éticas. 

El incumplimiento de este Código de Conducta podrá ser considerado una violación material del contrato con Millicom, y Millicom, a su vez, se reserva todos sus derechos legales y recursos en cuanto a cualquier transgresión. 

Millicom (u otra empresa del Grupo Millicom) puede presentar datos consolidados sobre el progreso del cumplimiento de sus Proveedores con este Código en su informe anual de responsabilidad corporativa. Los proveedores aceptan dicha divulgación. En dicho informe, los Proveedores no serán nombrados ni de otro modo identificados, sin la aprobación previa del Proveedor.

9.     Política para denunciar una situación ilegal dentro de la empresa

Los Proveedores deberán reportar cualquier caso de conducta ilegal o no ética, o incumplimiento de este Código (en relación con los bienes y servicios que se suministran a Millicom). Millicom y el Proveedor harán todos los esfuerzos para proteger a los denunciantes que puedan plantear preocupaciones sobre cuestiones éticas, o legales, o incumplimiento de este Código dentro de Millicom o del Proveedor, incluyendo la protección contra represalias por cualquier denuncia de buena fe de irregularidades. Los informes pueden ser planteados, incluyendo anónimamente, con el equipo de Ética y Cumplimiento de Millicom a través de Millicom Ethics Line organizado por una tercera parte independiente en www.millicom.ethicspoint.com

Al firmar este documento, por la presente acepto los términos y condiciones establecidos en este Código de Conducta para Proveedores de Millicom.